想要学习如何保持准确员工出勤记录？
具有精确和最新的员工出勤记录做出良好的商业意识。在大多数国家，包括美国在内的国家，这也是法律规定的要求。
不幸的是，许多雇主将出席记录作为不必要的麻烦。但它不一定是！
在本文中，我们将解释员工出勤记录以及您需要的原因。
我们还将涵盖步骤帮助您创建自己的记录。最后，我们将讨论传统硬拷贝记录的一些局限性提供卓越的替代方案。
本文包含：
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让我们开始吧。
什么是员工出勤记录？
员工出勤记录是您员工出席，缺席，病假等的视觉叙述。这些出勤记录可以是印刷或数字格式。
作为雇主，在出勤记录中记录的员工的出勤率，缺席和授权叶可以帮助您计算可折续时间并管理薪资。
必威体育客户端登录监控员工缺勤也有助于您识别员工何时违反贵公司出勤政策。
出勤记录的重要性
以下是有关您的出席记录的最重要原因：
1.准确的工资单
雇主将出席员工记录的主要原因是准确付款薪水。
计算员工可折续时间并正确休假，您需要重点记录，反映员工加班，无付叶，工作时间等。
例如，假设您有一个非豁免员工公平劳动标准法（FLSA）。在这种情况下，您需要为他们在标准40小时工作之外工作的每小时支付加班费。
因此，您需要准确的考勤记录来确保准确的加班费。
否则，您可能会超支员工，影响您公司的底线。如果您在员工下，可能导致您的团队中的不和谐，并影响员工士气。
2.确定不良行为
雇主的另一个原因监测出勤率并记录数据是揭示潜力出勤问题。例如，具有一致迟滞的员工表现出明显的行为迹象。
没有休假或持续无故缺席的缺席被称为旷工。和过度旷工的模式可以影响公司的收入。
跟踪出勤和缺席帮助雇主发现模式和纪律员工的无故缺席。此外，它使您能够识别和奖励表现出良好出勤习惯的员工。
3.遵守联邦和州法律
几乎所有的美国联邦雇佣法则为员工数据规定了具体的记录保留规则。大多数州和许多地方城市都有独特的记录保留要求，超出联邦授权。
美国有三个主要出席记录要求，您应该了解：
- 公平劳动标准法（FLSA）：任务是您将所有员工的出勤记录至少为三年。
- 家庭和医疗假行为（FMLA）：适用于所有员工五十或更多的企业。你应该至少保留三年的记录。
- 内部收入服务（IRS）条例：您必须在付款，扣除税收或纳税申报日期后四年保留所有员工出勤记录。
如何制作自己的员工出勤记录
创建员工考勤记录将允许您将其定制到您公司的需求。
所以这就是你如何制作员工记录的方式：
A.创建个性化考勤记录的分步指南
第1步：从出勤模板开始
最有可能的是，您将使用与您的考勤记录电子表格相同的格式几年。
所以最好有一个出席跟踪器模板您可以修改以满足您公司的要求。
探索一些免费，可下载员工出勤记录模板您可以使用您的业务。
第2步：记录组织
维护一个至关重要的是组织结构在您的出席记录中，即使在对已经报告的数据应用更改时也是如此。这使得您的其余部分更容易理解。
使记录更容易阅读：
- 确保使用正确的标签。
- 确保标题和副标题是一致的且易于理解的。
- 避免为您的标签使用复杂的术语或术语。
这样，如果其他人接管出席记录的责任，他们会很容易理解系统。
第3步：允许调整
在大多数公司中，有一些空间工作灵活性。当授权这样做时，某人可以超越他们的常规工作时间是正常的。
缺席（如FMLA离开）或偶尔从工作开始偏离也是可以接受的。此外，大多数公司的加班和下一天都非常普遍，这就是为什么您的出勤记录也应该满足这些。
人力资源管理人员和工资人员应该了解这些特殊情况通过在出席记录中指示它们。
例如，您可以使用缩写或不同的颜色来突出显示任何调整。记录应尽可能灵活，以确保您考虑所有意想不到的事件，如病假。
第4步：启用注释和笔记
确保您的记录有空间评论和笔记。
在这里，您可以注意到为什么工人缺席，迟到等。
例如，您可以注意到员工是值班但是出于办公室参加研讨会。
如果您的出勤日历是数字的，则附加说明或注释很简单。如果您有记录的硬拷贝，则可以留下备注的列，或者将其附加为单独的部分。
第5步：更新记录
你应该更新员工每天记录。这使得跟踪员工出勤并确保出席数据更容易准确性。
如果您只需每周更新一次记录或更糟糕，每月更差，则有很多人为错误。你可以忘记雇员缺席或可能忘记旷工或迟到的原因。
如果员工是手动更新自己的出席表，提醒他们每天打到避免差异。
B.出勤记录创作的DOS和不发言
以下是在创建员工出勤记录时请记住一些DOS，并不记住：
i）dos
1.采用准确的计时系统
今天，你可以避免与手动考勤记录相关的错误使用计时系统。
有各种时钟，时间表，时间卡和ID扫描仪可用。
这些解决方案使您可以更轻松地跟踪个人日常工作的小时数并相应补偿员工。
2.保留培训和旅行时间的记录
这包括参加培训研讨会，公司任务会议和商务旅行的时间 - 只要这些事件在工作时间发生。
您需要一个准确的系统，以确保员工即使员工不在办公室时也会记录他们的出席。
3.做和分发书面考勤录音政策
建立和分发书面书面出席政策澄清他们需要准确地记录日常出勤的员工。
明确说明准确记录时间和出勤的重要性以及员工时间盗窃和欺诈的后果。这样，你可以持有员工负责对于这些罪行。
ii）不注意
1.不要让员工准确地记录他们的出席
您不应该假设您的团队将一直准确地记录出席。
员工可以制作粗心错误或故意进入他们的时代不正确。您的出席系统应尽量减少不准确的风险。
例如，通过手动打孔时钟，跑步速度的员工可以要求朋友打入他们。但是一个在线员工出勤跟踪员或者需要指纹的打孔系统可以最大限度地减少这种风险。
2.别忘了定期审查政策和录音程序
您的团队不应使您的团队难以追溯或使用他们的假期（如果他们有资格）。
不要在那些日子里看不足，你需要确保您的出勤率和调度记录是最新的。
这些更新文档将帮助您确定可用的PTO（已支付时间），并且在所要求的日子期间可能已经留在哪些员工。
请记住定期查看您的计时和出勤程序。如果您想避免差异，请进行每月审查是一个好主意，以确定员工是否遵循它们。
3.不要失去出勤数据
不幸的是，当您在备案柜中存储您的出席记录的硬拷贝时，存在风险失利或者损害。这同样是真的Microsoft Excel电子表格在您的公司的服务器上。
将这些文件上传到“云”将使您更轻松地在丢失或损坏时稍后检索信息。您还可以安全地保护每个员工出勤记录的额外副本。
或者，您可以选择选择时间和出勤跟踪系统或在线考勤跟踪器。这样，您可以知道您的出勤数据始终安全，可轻松访问您。
4手册员工出勤记录的限制
在跟踪员工出勤时，您可能面临的一些挑战手动：
1.人为错误的风险
你或你的员工可以制作一个错误手动输入考勤数据时。这些出勤寄存器错误可能会影响您的工资单和公司的底线。
2.耗时更多
手动录制时间和出勤率是耗时。如果您在硬拷贝员工出勤表上犯错，请更正需要更多时间。
3.过度的文书工作
手动跟踪员工出勤可能导致很多文书工作为你。这些硬拷贝文件占用空间，并且在您正在寻找数据时梳理很乏味。
此外，保留了整齐提起的文书工作山脉将花费您不必要的时间和能量。
4.可能的数据丢失
数据可以很容易地错位，损坏，丢失或被偷走，这将在薪资和员工评估方面产生巨大的挑战。
传统考勤记录的卓越替代品
书面员工出勤记录有许多限制，可能会影响您的业务的生产力。
幸运的是，有一种更好的方式来跟踪员工出勤 - 通过使用时间和出勤跟踪软件。
您可以使用时间跟踪软件进行员工考勤跟踪，并评估团队的生产力。
员工跟踪和调度的最佳软件之一是时间医生。
什么时候医生？
时间博士是一种强大的时间跟踪和性能管理工具，由中小型企业，如Firehouse潜艇和verizon等大型组织来衡量和提高员工的生产力。
它有一系列功能，可帮助您安排，记录betway必威官网登录和跟踪出勤：
1）时间和活动跟踪
时间医生是一个很好的解决方案手动跟踪时间或者自动地，下到第二个。
要手动跟踪时间，您只需打开时间医生并输入您正在处理的任务。然后单击“开始“开始录制时间和”停止“您完成任务的按钮。
时间医生还追踪某些项目和任务的时间。
您还可以在您打开PC后立即切换到自动模式以自动跟踪时间。
2）工作时间表
这工作时间表功能让管理员和管理者轻松创建和编辑员工计划。
使用此功能，您可以：
- 为每个员工设置不同的时间表。
- 消除工资单错误并确保每个员工时间表都是正确的。
- 通过管理和监控工作负载防止员工倦怠。必威体育客户端登录
- 导入和导出员工以.csv文件格式转移。这样，您不必手动创建和更新计划。
3）出勤报告
这出勤报告向您展示哪些团队成员存在，缺席或迟到，但这不仅仅是出勤名单。
你也可以：
- 看看谁在工作，谁在实时缺席。
- 访问您的团队考勤记录和工作日活动在同一个地方。
- 确定个体员工在特定日期工作的小时数。
4）综合报告
您可以访问几个详细的举报为所有员工活动提供有价值的见解，包括出席，休假等。
以下是您可以访问的一些报告：
- 活动摘要报告：为选定时段显示每个职位或远程员工的积极分钟和秒，非生产性，手动和移动时间。
- 时间表报告：显示员工每天或每周花费多少小时的员工和休息。
- 项目和任务报告：可视化项目和个人任务所花费的小时数。
- 几个小时跟踪报告：指示您的团队每周跟踪或指定日期范围的工作时间。
- Web和App使用报告：揭示在各种站点和应用程序上花费的时间。
- 自定义导出报告：自定义要在报告中包含的内容，因此您不必从多个页面下载单个报告。
5）工资单
时间医生工资单功能可帮助您的人力资源或工资团队直接通过您首选的付款网关进行薪金付款。
你也可以：
- 手动或自动批准员工时间表。
- 为方便起见，自定义货币和支付期。
- 为所有员工配置工资单。
- 与Gusto，PayPal等的集成进行直接付款
- 在XLS，CSV或PDF格式中导出付款信息。
包起来
您为员工出勤记录使用的方法将取决于您公司的特定需求。
最大的考勤方法将进行录制员工出勤的基本功能，但留下太多的空间差异。
使用考勤跟踪软件，如时间医生是最好的解决方案，因为它会消失这些问题。它可以帮助您精确跟踪您的员工的出勤率，监控他们的生产力，并帮助他们在工作中保持专注。
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Liam Martin是一个时间博士的联合创始人 - 一个时间跟踪和生产力监控软件，专为追溯和远程团队的生产率而设计。必威体育客户端登录